El uso de herramientas digitales está cada vez más expandido y un área tan importante como la facturación no podía atrás quedarse atrás ¿Ya has dejado de lado las facturas en papel para anotarte en lo que el mundo electrónico te ofrece?
Si es así, enhorabuena. El detalle está en que en estos sistemas también puedes cometer errores y sí o sí tendrás necesidad de dar de baja o anular una determinada factura.
Realizar este procedimiento a través de la plataforma de AFIP es verdaderamente sencillo, pero si no tienes ni idea de por dónde empezar, aquí te daremos un detallado paso a paso para que tengas éxito.
¿Qué dices? ¿Empezamos a revisar toda esta información?
Consideraciones iniciales sobre la facturación electrónica en AFIP
Antes de pasar a ver el proceso es muy importante tomar en consideración algunos aspectos que están vinculados al uso de la factura electrónica:
- Es un método que suplanta a la factura física, por lo tanto no debes efectuar una factura electrónica y otra física de respaldo porque contaría como una duplicidad.
- No es obligatoria en ciertos casos. Sin embargo, los monotributistas deben utilizarla cuando hagan ventas al consumidor final.
- Aunque es posible imprimir algunos comprobantes como soporte para determinadas gestiones, no es indispensable hacerlo con toda la documentación.
- Gracias a que la plataforma es multidispositivo, tendrás posibilidad de darle uso desde cualquier equipo, sea una tablet, una computadora, un teléfono móvil, etc. El único requisito es tener instalada la aplicación que corresponde. Así diseñarás tu propio archivo digital.
- Para poder ejecutar cualquier movimiento, incluyendo la anulación de una factura, tienes que disponer de tu clave fiscal.
- Existe un mecanismo de trabajo adaptado a empresas que emiten pocas facturas y otro que está orientado a aquellas que emiten un gran volumen.
- Todos los trámites a través de este medio son 100% por vía electrónica y no generan ningún costo para el monotributista.
- Por ley está prohibido anular facturas. Esto implica que es mejor tener plena seguridad del trámite que se va a realizar para no cometer errores. Aun así, sí existe algo que podrás hacer.
Pasos para anular facturas electrónicas en AFIP
A la hora de realizar este procedimiento debes tener claras las razones que te han llevado a tomar esta decisión. Lo normal es que se genere uno de los casos siguientes:
- Que la factura tenga un error.
- Que ya la venta haya sido facturada y, por ende, se haya producido una duplicidad.
- Que el monto total de la venta no corresponda al generado realmente.
Con esto en mente, los procedimientos serán como te explicamos a continuación.
Por notas de débito
Es la metodología que utilizarás cuando se hayan generado facturas duplicadas o cuando la misma tenga un error.
Los pasos a cumplir son los siguientes:
Paso 1: Ingresa al sitio web de la AFIP a través del siguiente enlace: https://www.afip.gob.ar/.
Paso 2: Introduce los datos que te correspondan en torno al usuario y la contraseña.
Paso 3: Ubica la opción de “comprobantes en línea”. Esta es la opción que utilizas normalmente para generar facturas, siendo también apropiada en estos casos.
Paso 4: A continuación debes indicar qué tipo de factura quieres hacer. Las opciones que te dan son la A, B y C.
Paso 5: Introduce la fecha en la cual estás generando el comprobante y el concepto.
Paso 6: Ingresa el CUIT o el DNI de la factura que tiene el fallo y vas a proceder a anular.
Paso 7: Asocia el comprobante de la factura electrónica que estás dando de baja.
Paso 8: Completa la solicitud agregando la descripción del trámite y los datos correspondientes a la venta, como tipo de producto, las unidades vendidas y el precio.
Paso 9: Da clic en continuar y listo.
Por notas de crédito
Esta forma se utiliza para facturas que se hayan generado por un monto menor al que realmente existió al momento de la venta.
Para generar una nota de crédito sigue los siguientes pasos:
- Cumple con los pasos 1 al 3 que ya expusimos en el apartado anterior de notas de débito.
- En el tipo de factura tendrás que seleccionar la opción C que es la que corresponde con notas de crédito.
- Continúa con el proceso tal y como hemos expuesto en el apartado de las notas de débito desde el punto 5 hasta el 9.
En ambos casos la factura que se generó primero queda inválida dentro del sistema fiscal, por lo que estarás respaldado en el plano legal.
Ventajas de usar las facturas electrónicas de AFIP
Si no conocías este método y te interesa saber un poco más al respecto, te podemos decir que para AFIP es un verdadero placer contar con este sistema que le permite enterarse de forma inmediata todos los movimientos que los contribuyentes realizan.
Estos movimientos se reflejan en tiempo real, ya sea que la factura haya sido emitida por determinado contribuyente o recibida de un tercero.
Para las empresas es una estrategia que facilita el ahorro en talonarios que, en dependencia de la cantidad de facturas que se emitan cada mes, podía tener un costo muy alto.
Si tienes un corazón ambientalista, el freno en el gasto de papel es un tema de valor que también vale la pena destacar.
Y en cuanto al tiempo y la gestión, es mucho más fácil y rápido realizar los movimientos por medio de una web que hacerlo manualmente. Al final, es muy seguro que muchas horas del día te las pases frente a la pantalla de la computadora, por lo que te acostumbrarás con rapidez.
Así como existían muchas posibilidades de cometer errores cuando emitías facturas físicas, existen ahora posibilidades de que ocurra lo mismo a nivel electrónico.
No obstante, toma en cuenta que este es un sistema que funciona en tiempo real y que es muy importante que cualquier movimiento que vayas a realizar esté bien pensado y ejecutado para evitar contratiempos.